Werken in de Cloud? Wat levert dat op?

Het werken in de Cloud biedt veel voordelen voor zowel de IT-infrastructuur maar ook voor eindgebruikers die dagelijks met Microsoft Excel, PowerPoint en andere Office applicaties werken. De Cloud stelt eindgebruikers in staat om hun gegevens, applicaties en systemen op afstand realtime op te slaan. Door gebruik te maken van de cloud kunnen bedrijven hun IT-infrastructuur vereenvoudigen, kosten besparen en de flexibiliteit verhogen. In dit artikel bespreken wij de Microsoft 365 cloud, welke tot voor kort de naam Office 365 met zich meekreeg.

1. De Microsoft 365 Cloud is hartstikke mooi, maar hoeft niet altijd de beste oplossing te zijn. Zorg ervoor dat het juiste cloudplatform gekozen wordt– er zijn veel verschillende opties beschikbaar, dus kies iets dat bij je bedrijf past.
2. Bespreek vooraf om de juiste beveiligingsmaatregelen in te stellen. Hiermee voorkom je dat gegevens op straat komen te liggen.
3. Maak regelmatig back-ups: als je gegevens beschadigd of verloren zijn, zorg dan dat je een back-up hebt om terug te vallen.
4. Toegangsrechten in de cloud is van essentie; bepaal wie toegang heeft tot je gegevens en bepaal wat ze kunnen doen.
5. Zorg dat je de juiste controles instelt: stel controles in om te detecteren of er ongewenste toegang is of dat er veranderingen worden aangebracht in je gegevens.
6. Houdt het overzicht en vooral bewust van wat er qua documentatie in de cloud staat: houd een lijst bij van wat er in je cloud staat en controleer regelmatig of er veranderingen zijn.

Verschil Persoonlijke OneDrive vs. Microsoft Teams bestanden

Tijdens de Office 365 cursus staan we ruim stil bij deze oefening en vooral de bewustwording. Wanneer kiezen we nu om een bestand op te slaan in een Kanaal of op de persoonlijke OneDrive? Een kort overzicht wat de verschillen zijn en wanneer je voor welke optie kiest.

Je persoonlijke OneDrive is een online opslagdienst van Microsoft waarmee gebruikers hun bestanden kunnen opslaan, synchroniseren en delen. Dit is je eigen email adres vanuit je organisatie. Met OneDrive ben je in staat om bestanden en mappen op te slaan en te beheren. Je eigen OneDrive documenten kun je delen met collega’s via een Privé of Groepschat maar jij bent en blijft de eigenaar. Jij bent ook de persoon die de daadwerkelijke toegangsrechten aanbiedt aan het email adres van je collega’s. OneDrive biedt ook verschillende beveiligingsfuncties, zoals toegangscontrole, waarmee alleen degenen met toegang tot jouw bestanden, er ook daadwerkelijk toegang toe krijgen.

Microsoft Teams bestanden worden juist gebruikt om samen te werken aan projecten, samen te brainstormen en taken te beheren. Deze bestanden in kanalen worden gedeeld met een groep mensen en kunnen worden beheerd door een team of organisatie. Vanuit de standaard waarde hebben leden van een team ook direct de bewerkingsrechten in alle kanaaldocumenten. Dit is eventueel aan te passen als Team eigenaar.

Het grote verschil zit hem juist in het delen van bestanden. Waarbij ik als eigenaar van een Persoonlijk OneDrive document per persoon de rechten moet toebedelen is dat bij een Teams bestand eenvoudiger. Zodra een nieuw teamlid de lidmaatschap van een Team ontvangt, krijgt hij of zij ook meteen de bestandsrechten. Vandaar dat deze optie meer het samenwerkinglevel verhoogt en minder administratie oplevert.

Wat is dan het grote voordeel van mijn Persoonlijke OneDrive?

Hier een aantal voordelen op een rijtje:

1. Altijd realtime documenten op al mijn devices
2. Geen bijlage meer versturen via de email (CO2-reductie)
3. Meerder koppelingen per document te delen

Vooral die laatste is een uitkomst. Als eigenaar kan ik dus hetzelfde document met meerdere rechten delen. Als voorbeeld kan ik dus als manager een vakantieplanning delen met;

• Mijn managementondersteuner mét bewerkingsrechten
• Mijn directe collega’s met de revisiemodi of alleen lezen

Hiermee voorkom je dus dat te pas en te onpas directe collega’s zijn of haar eigen vakantieplanning aanpassen maar wel wijzigingen kunnen voorstellen. Ik als eigenaar van een document bepaal of wijzigingen worden geaccepteerd of verworpen.

Meer bewustwording in de Cloud

Microsoft 365 (het vroegere Office 365) biedt een enorm arsenaal aan mogelijkheden die uw bedrijf maar vooral je medewerkers helpen om productiever, efficiënter en meer verbonden te zijn. Deze waarde kan alleen volledig benut worden, als iedere medewerker begrip heeft van de verschillende Microsoft 365 producten en -functies.

Een Microsoft 365 cursus biedt een uitstekende manier om het maximale uit uw bedrijf te halen. Tijdens deze 1 daagse cursus leren de medewerkers hoe de vele verschillende functies van Microsoft 365 moet gebruiken. Maken wij kennis met de Persoonlijke OneDrive, Delen van bestanden en vooral het benutten van de tientallen Office applicaties die het samenwerken bevorderen. Vooraf is het mogelijk om een (telefonische) intake in te plannen.
In deze intake worden leerdoelen besproken, kennisniveau van de deelnemers ingedeeld en vooral een overzicht van applicaties welke jullie graag terugzien als samenwerkingstools. Al onze cursussen zijn interactief ingesteld waarbij medewerkers de kans krijgen om middels praktijkopdrachten kennis en vaardigheden te vergroten.

Samengevat

Werken in de cloud klinkt als zelfsprekend maar helaas merken wij nog steeds op dat veel medewerkers niet het optimale eruit halen. Na het volgen van de cursus Office 365 hebben de deelnemers geleerd hoe bestanden op een veilige en effectieve manier gedeeld worden.

Hoe een Microsoft Teams kan ingedeeld worden om zo efficiënt samen te werken in projecten of afdelingen. En vooral bewust worden van het werken in Microsoft Teams en de valkuilen.

Wil je meer weten over een Office 365 cursus? Neem dan contact op met HaHa Training en bespreek de mogelijkheden.